DIGITALISIERUNG UND EFFIZIENZ DES TAGESGESCHÄFTS IM BÜRO

Digitalisierung im Tagesgeschäft kann folgende Bereiche umfassen:

• Finanzmanagement und Buchhaltung

• Personalmanagement und Arbeitszeiterfassung

• Aufgabenmanagement und digitaler Business-Organizer

• Planung und Kontrolle

DIGITALISIERTES BÜRO UND DOKUMENTEN-MANAGEMENTSYSTEM

Betriebszwecke des Dokumentenmanagementsystems

Dokumentenmanagementsystem ermöglicht Erstellung, Verwaltung und Anwendung in den laufenden Betribsprozessen aller Betriebsunterlagen. Ziel der Einführung eines qualitätsorientierten Dokumentenmanagements ist die Entwicklung eines übersichtlichen und nachvollziehbaren Systems in der Dokumentation von Geschäftsprozessen nach gegebenen, bzw. erarbeiteten im Betrieb, Qualitätsanforderungen.

Dokumentenmanagement strukturiert die gesamten Tagesabläufe im Unternehmen. Die Digitalisierung von Dokumentationsprozessen macht die Verwaltung im Betrieb schneller und effizienter. Das Dokumentenmanagementsystem wird sowohl in die Konzepte des Qualitätsmanagements als auch in laufende Betriebsprozesse implementiert und in der entsprechenden Entwicklungsphase des Qualitätsmanagementsystems für eine Zertifizierung des Unternehmens gebraucht.

Die Steigerung der Produktivität gewährleistet das Aufgabenmanagement. Die Aufgabenplanung, Reflexion und Kontrolle von Ergebnissen erfolgen nach den gestellten im Businessplan und im Tagesgeschäft Zielen. Digitalisierung von Aufgabenmanagement ermöglicht eine effektive Kontrolle von den täglichen Arbeitsproduktivität als auch von den wirtschaftlichen Ergebnissen entsprechend der Langzeitplanung.

Digitalisierung im Aufgabenmanagement in einer graphischen Darstellung mit der Ansicht von erreichten Zielen gibt bessere Klarheit in die Wirtschaftswerte des Betriebes: Produktivität, Leistung und Potentiale, die noch in der Entwicklungsphase sind.

DIGITALISIERUNG IM FINANZMANAGEMENT

Digitalisierung im Finanzmanagement ermöglicht einem Unternehmen, die Finanzen täglich im Überblick zu halten. Liquidität und Rentabilität werden effizienter geplant und mit den gestellten im Businessplan Zielen nach dem Preis-Leistungsverhältnis im Betrieb und Marktanforderungen abgestimmt. Finanzplanung, Rechnungsstellung, Synchronisierung von Transaktionen, Kundenmanagement sowie die notwendigen Finanzberichte, Auswertungen oder Jahresabschlüsse werden automatisch erfasst und in einer Gesamtübersicht dargestellt.

Auf dem Markt werden unterschiedliche Produkte zwecks Digitalisierung und Automatisierung des Finanzbereichs eines Unternehmens präsentiert. Die Auswahl eines passenden Produkts wählen die Unternehmer entsprechend eigener individuellen Organisation je nach Geschäftsmodell.

DIGITALISIERUNG IM PERSONALMANAGEMENT

Dem Unternehmen wird die Verwaltung von Personalakten, Formularen, Arbeitsverträgen und sonstigen Personalunterlagen in digitalisierter Form ermöglicht. Nach der Erstellung soll die Plausibilität von Betriebsunterlagen je. nach Bedarf und Anfrage geprüft werden. Einige digitale Produkte ermöglichen den Unternehmen die relevanten Unterlagen automatisch prüfen zu lassen.

Außerdem können die Arbeitszeiten digital geplant und mit den Produktivitätsergebnissen automatisch erfasst werden. Die Unternehmen können die Arbeitsleistung von Mitarbeitern effektiver Nachvollziehen und entsprechend automatisch abrechnen.

DIGITALE MODELLE DER ORGANISATIONSSTRUKTUR

Eine digitale Darstellung der Organisationsstruktur gibt einen Überblick ins Betriebssystem und in die laufenden Produktions-/ Dienstleistungsprozesse. Betriebsprozesse werden bei der Erstellung und Verwaltung des Businessplanes in form eines Organigramms dargestellt. Die Darstellung und praktische Anwendung kann als Mind-Mapping erfolgen. Alle Betriebsbereiche werden nach Funktionen gegliedert und Prozesse werden ergänzend miteinander verbunden. Im Organigramm wird die Qualitätsentwicklung bei der Zielsetzung im Businessplan vorgesehen und im Laufe des Betriebes entsprechend der Änderung von Marktanforderungen flexibel angepasst.

Es wird vorgesehen, dass die Betriebsbereiche - Organisation, Finanzen und Produktion / Dienstleistungen - sich gleichmäßig entwickeln. Wenn Kundenanfragen steigern und der Finanzbereich des Unternehmens neue Entwicklungs- und Investitionspotentiale hat, sollen entsprechend der Produktions- oder der Dienstleistungsprozess sowie die Organisation entwickelt werden. Wenn die Qualitätsleistungen in der Organisation steigern, soll die Qualität im Produktions- /Dienstleistungsprozess und im Finanzmanagement erhöht werden. Wenn das Unternehmen mehr produziert und mehr Dienstleistungen erbracht werden, werden die Betriebsorganisation und das Finanzmanagement optimiert.

Wir unterstützen Unternehmen bei der Entwicklung vom Dokumentenmanagementsystem (DMS), Einführung der Digitalisierung in der Vorbereitung auf die Buchhaltung, Erstellung von Muster-Vorlagen für die Personalunterlagen in Form einer Mappe in der Berücksichtigung von Anforderungen des Qualitätsmanagements, bei der Erstellung von Organigrammen digitaler Betriebs-Modellen und derer praktischen Anwendung im Prozessmanagement.

Kontaktaufnahme, Vorschläge und Anfragen unter info@Riollema.Company.